تبدیل یادداشت جلسه به صورت‌جلسه و برنامهٔ اقدام
یادداشت‌های پراکنده را به تصمیم‌ها، کارها، مسئول و موعد تبدیل کنید؛ بدون اینکه هوش مصنوعی تعهد یا تصمیمی از خودش اضافه کند.
اول مشخص کنید چه متنی دارید
یادداشت دستی، متن پیاده‌شدهٔ صدا و گفت‌وگوی گروهی کیفیت یکسانی ندارند. پیش از سپردن متن به ابزار، نام افراد، عنوان جلسه و تاریخ را مشخص کنید. اگر از ضبط یا سرویس بیرونی استفاده می‌کنید، دربارهٔ آن با شرکت‌کنندگان هماهنگ باشید و بخش‌هایی را که برای صورت‌جلسه لازم نیست کنار بگذارید.
هدف صورت‌جلسه رونویسی تمام صحبت‌ها نیست. خواننده باید بفهمد چه تصمیمی گرفته شد، چه کاری بر عهدهٔ چه کسی است و چه موضوعی هنوز باز مانده است.
چهار دسته را از هم جدا کنید
بحث: موضوعی که درباره‌اش صحبت شده است.
تصمیم: چیزی که واقعاً مورد توافق قرار گرفته است.
اقدام: کاری مشخص با خروجی قابل تحویل.
سؤال باز: موضوعی که پاسخ یا توافق نهایی ندارد.
جملهٔ «شاید هفتهٔ بعد نسخهٔ تازه را امتحان کنیم» تصمیم قطعی یا موعد تحویل نیست. از ابزار بخواهید چنین مواردی را به سؤال باز ببرد و جای خالی را با حدس پر نکند.
پرامپت آماده
از یادداشت زیر یک صورت‌جلسه بساز. فقط اطلاعات موجود در متن را استفاده کن. خروجی شامل خلاصهٔ سه‌خطی، تصمیم‌های قطعی، جدول اقدام‌ها و سؤال‌های باز باشد. ستون‌های جدول: کار، مسئول، موعد و شاهد کوتاه از یادداشت. اگر مسئول یا موعد مشخص نیست، «تعیین نشده» بنویس. پیشنهادها را به تصمیم تبدیل نکن. نام‌ها را عوض نکن.
یک مثال کوچک
یادداشت: «مریم گفت طرح اولیهٔ صفحه تا سه‌شنبه آماده می‌شود. رضا پیشنهاد داد نظرسنجی هم اضافه کنیم؛ درباره‌اش تصمیم نگرفتیم. قرار شد بعد از دیدن طرح، زمان انتشار را تعیین کنیم.»
صورت‌جلسهٔ قابل قبول باید یک اقدام برای مریم با موعد سه‌شنبه داشته باشد. نظرسنجی و زمان انتشار باید در بخش موضوع‌های باز بمانند. اگر متن جلسه تاریخ ندارد، «سه‌شنبه» را بی‌دلیل به یک تاریخ مشخص تبدیل نکنید.
برای اقدام‌ها از عبارت‌های قابل سنجش استفاده کنید: «ارائهٔ طرح اولیهٔ صفحه» از «پیگیری طراحی» روشن‌تر است. اما میزان جزئیات نباید از چیزی که در جلسه گفته شده فراتر برود.
بازبینی و ارسال
ابتدا نام‌ها، اعداد و زمان‌ها را کنترل کنید. سپس بررسی کنید هیچ اقدامِ بدون مسئول، به نام فردی ثبت نشده باشد. در پایان از یکی از افراد حاضر بخواهید تصمیم‌ها را تأیید کند و نسخهٔ بازبینی‌شده را مبنای پیگیری قرار دهید.
برای جلسهٔ بعد، جدول اقدام‌ها را دوباره استفاده کنید و ستون وضعیت و مانع را اضافه کنید. ابزار می‌تواند کارهای عقب‌افتاده را دسته‌بندی کند، اما تغییر موعد یا مسئول نیازمند تصمیم افراد است.
تمرین: به مثال بالا جملهٔ «رضا گفت اگر فرصت شد یک نمونه آماده می‌کند» را اضافه کنید. بررسی کنید خروجی آن را تعهد قطعی گزارش نمی‌کند. برای نوشتن دستورهای دقیق‌تر، راهنمای پرامپت‌نویسی را بخوانید.